Link zum Erstellen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage

Und weil ich gerade dabei bin oft gestellte Fragen zu beantworten, gleich noch ein derartiger Beitrag. Diesmal geht es darum einen Hyperlink darzustellen, mit dem ein neues Dokument aus einer Vorlage erzeugt werden kann.

Ansichten von Dokumentbibliotheken enthalten unterhalb der Dokumente standardmäßig einen Link "Dokument hinzufügen", der allerdings nur auf das Upload-Formular verweist. Wenn man wirklich ein neues Dokument aus einer hinterlegten Vorlage erstellen möchte, muß man zuerst den Reiter Dokumente aktivieren, das Menü Neues Dokument öffnen und dann den gewünschten Inhaltstyp auswählen. Um das zu vereinfachen, wäre es schön, wenn man an beliebiger Stelle einen Link platzieren könnte, der dieselbe Aufgabe erfüllt, und genau das wird hier gezeigt.

Es gibt grundsätzlich viele Möglichkeiten, wie man irgendwo in SharePoint einen Link einfügen kann. Das kann in einer Wikiseite oder in einem Inhalts-Editor-Webpart auf einer Webpartseite sein. Mit Hilfe von SharePoint Designer kann man Links an fast beliebigen Stellen einbauen. In jedem Fall braucht es JavaScript, damit die Office-Integration auch wirklich funktioniert. Der Link selbst sieht so aus:

<a href="#" onclick="XYZ; return false;">Neues Dokument</a>

Das eigentliche Verweisziel (href-Attribut) läßt man leer bzw. es enthält nur eine Raute #. Ins onclick-Attribut kommt an der Stelle von XYZ die eigentliche JavaScript-Funktion (gleich mehr dazu) und ein return false. Neues Dokument ist der angezeigte Text des Links.

Die Funktion, die in den Link statt XYZ eingesetzt wird, sieht grundsätzlich so aus:

CoreInvoke(‚createNewDocumentWithProgIDEx‘, event, ‚Url der Vorlage‘, ‚Url der Bibliothek‘, ‚SharePoint.OpenDocuments‘, false);

Bei Url der Vorlage gibt man die absolute URL der gewünschten Vorlage an. Man findet sie in der Regel im Ordner Forms der Bibliothek und dort in einem Ordner mit dem Namen des Inhaltstyps. Bei Url der Bibliothek gibt man die absolute URL der Zielbibliothek an. Sie wird benötigt, damit Office die Bibliothek als Standardort beim Speichern des neuen Dokuments vorschlägt. Achtung: beide URLs müssen wirklich absolut sein. Relative funktionieren nicht!

Der gesamte Link kann also so aussehen:

<a href="#" onclick="CoreInvoke(‚createNewDocumentWithProgIDEx‘, event, ‚http://sharepoint/website/DocLib/Forms/Word1/WordTemplate1.dotx&#8216;, ‚http://sharepoint/website/DocLib&#8216;, ‚SharePoint.OpenDocuments‘, false); return false;">Neues Dokument</a>

5 Gedanken zu “Link zum Erstellen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage

  1. Hallo Herr Fandrich, dieser Beitrag ist möglicherweise die Chance für einen Workaround zu einem Problem, das viele Personen mit dem Sharepoint haben. Es ist ja nicht möglich, z.B. DOT-Vorlagen aus dem SharePoint als DOC-Dateien zu öffnen (so wie dies von einem Dateisystem aus möglich ist), ohne dabei aus einer endlosen Liste von Inhaltstypen die richtige Vorlage auswählen zu müssen. Nun sind einzelne Links leider zu unübersichtlich. Solche Links innerhalb einer Liste aber, die weitere Spalten zur Filterung bietet, wäre ein super Workaround. Ist es also möglich, Links mit diesen in Ihrem Artikel genannten Zusatzinfos in eine Linkliste zu integrieren?
    Viele Grüße
    Martin Reusch

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  2. Hallo Herr Reusch,
    ich glaube nicht, daß das so einfach geht. Die Hyperlinkfelder in SharePoint akzeptieren kein JavaScript und das ist für die Funktion unverzichtbar. Man müßte also normale Links erzeugen, die Zusatzinfos (z.B. welche Vorlage) in separaten Spalten ablegen und dann die Links nachträglich per JavaScript bearbeiten. Alles in allem ziemlicher Aufwand.
    Aber was ist denn gegen Inhaltstypen einzuwenden? Wenn das System gut organisiert ist…
    Viele Grüße
    Andi

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  3. Das liegt an der Vielzahl der Vorlagen, die bei uns in der Firma schon seit langem etabliert sind. Wir nutzen den SharePoint bisher hauptsächlich als klassisches Intranet. Außer in diesem zu „surfen“ und Dateien im Lesemodus zu öffnen, haben die Mitarbeiter keinerlei Erfahrung mit dem SharePoint. Prinzipiell würden wir die Vorlagen gerne vom Fileserver auf den SharePoint umziehen, damit Mitarbeiter auch vom Internet aus auf die Vorlagen zugreifen können.

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  4. Hallo,

    ich stehe in der Dokumentenbibliothek genau vor dem Problem, dass ich auf „oberster Ebene“ nur eine Dokumentenmappe als „Neues Dokument“ zulassen will. Eine Dokumentenmappe ist aber ein spezieller Inhaltstyp (und keine Word-Vorlage).
    Wie sieht der URL-Aufruf zu einem Neuen Dokument absierend auf einem Inhaltstyp aus?

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  5. Hallo Sven,
    wenn ich mich richtig erinnere, geht es bei Dokumentenmappen ganz einfach. Rufe einfach die Seite zum Anlegen einer neuen Dokumentenmappe im Browser auf und koiere dann die Adresse.
    Viele Grüße
    Andi

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