SharePoint 2013: Liste innerhalb der Websitesammlung anzeigen

Eine Frage, die immer wieder aufkommt, ist die, wie man die Daten einer Liste oder einer Bibliothek in einer anderen Website anzeigen kann. In einem früheren Beitrag habe ich gezeigt, wie man das in SharePoint 2010 machen kann. Leider funktioniert es in SharePoint 2013 mit der Methode nicht mehr. Die Vorgehensweise ist zwar ähnlich, aber auch die Werkzeuge haben sich verändert, so daß es jetzt einen eigenen Beitrag dazu gibt, wie man eine Listenansicht in SharePoint 2013 für die gesamte Websitesammlung zur Verfügung stellt.

Ansicht vorbereiten

Man kann die Ansicht zwar auch später noch problemlos über die Webparteinstellungen bearbeiten, auch dann, wenn sie in einer anderen Website eingefügt wurde, aber es empfiehlt sich trotzdem sie bereits an der Quelle so aufzubereiten, wie sie später an den meisten Stellen verwendet wird (oder verwendet werden soll).

Man kann dazu entweder eine vorhandene Listen- oder Bibliotheksansicht verändern, auf der Liste oder Bibliothek eine neue Ansicht erzeugen (und später wieder löschen) oder auch auf einer beliebigen Seite eine Ansicht einfügen und verändern. Auch in diesem Fall kann man sie später problemlos wieder von der Seite entfernen (oder die ganze Seite löschen).

Ansicht exportieren

Die oben erstellte Ansicht muß jetzt exportiert werden. Warum Microsoft den dafür vorgesehenen Menüpunkt aus dem Webpartmenü entfernt hat, kann ich nicht sagen, aber mit SharePoint Designer geht es zum Glück immer noch. Man öffnet also die Website in SharePoint Designer und navigiert zur Seite mit der gewünschten Ansicht. Wenn sie sich als Ansicht direkt auf der Liste oder Bibliothek befindet, kann man dazu über Listen und Bibliotheken und dann über die Ansichten einer Liste oder Bibliothek gehen. Wenn sie sich auf einer beliebigen Seite befindet, muß man diese öffnen. Je nach Speicherort der Seite kann man z.B. über Site Pages oder auch über Alle Dateien dorthin gelangen.

In SharePoint Designer 2013 gibt es keine Designansicht mehr, so daß man nach dem Öffnen der Seite direkt in die Quellcodeansicht gelangt. Dort sucht man sich die gewünschte Ansicht (im Idealfall befindet sich nichts anderes auf der Seite). Man findet Listenansichten z.B. indem man nach WebPartPages:XsltListViewWebPart sucht. Jetzt setzt man einfach die Einfügemarke irgendwo innerhalb dieses Elements und im Ribbon oben erscheint unter der Überschrift WEBPARTTOOLS der Reiter FORMAT. Darin gibt es rechts zwei Optionen zum Webpart speichern:

Direktes Speichern in den Websitekatalog hat keinen Sinn, weil es damit in anderen Websites nicht funktionieren wird. Man speichert das Webpart also in eine Datei, z.B. als ListeInWebsite1.webpart und merkt sich den Ort, an dem man die Datei abgelegt hat.

Gespeicherte Ansicht editieren

In der Datei muß jetzt eine Änderung gemacht werden. Es handelt sich dabei um eine XML-Datei, die man mit einem geeigneten Editor bearbeiten kann. Zur Not geht es auch mit Windows-Notepad. Man sucht in der Datei nach WebId und stellt fest, daß diese als leere Guid hinterlegt wurde: 00000000-0000-0000-0000-000000000000

Dort muß jetzt die richtige ID der Website eingetragen werden, in der sich die Liste oder Bibliothek tatsächlich befindet. Man findet diese ID z.B. über den REST-Service, indem man im Browser an die Adresse der Website folgendes anhängt: /_api/web/id

Als Adresse steht dann sowas im Browser http://sharepoint/sites/web2/_api/web/id und die Ausgabe sieht so aus:

Der markierte Teil ist die gesuchte Guid der Website. Man überschreibt damit die leere Guid in der Datei und speichert sie. Falls der Browser die Daten nicht wie oben gezeigt darstellt: hier steht, wie man das ändert.

Ansicht importieren

Die in der Datei gespeicherte Ansicht wird jetzt in den Webpartkatalog importiert. Dazu geht man zuerst in die Rootwebsite der Websitesammlung. Dort dann über das Menü hinter dem kleinen Zahnrad rechts oben in die Websiteeinstellungen. Unter Web-Designer-Kataloge findet man den Link Webparts. Dort lädt man die Datei hoch und kann dann noch verschiedene Metadaten angeben wie z.B. eine Beschreibung. Man kann auch die Gruppe angeben, unter das Webpart später beim Einfügen in eine Seite gefunden wird. Wenn man hier nichts angibt, erscheint es unter Verschiedenes.

Das war’s auch schon. Die Ansicht ist jetzt als wiederverwendbares Webpart im Webpartkatalog gespeichert und kann innerhalb der gesamten Websitesammlung verwendet werden.